Regie op   

Internetdomeinen

Lessen uit de praktijk

Met een beter beheer van internetdomeinen, ofwel domeinnaambeheer, wordt het makkelijker voor de overheid om eenduidige digitale dienstverlening aan te bieden, naast online herkenbaar en weerbaar te blijven. Dit magazine laat zien hoe je dat als overheidsorganisatie kan bereiken aan de hand van vijf principes voor goed beheer van internetdomeinen. Laat je inspireren hoe het wél en hoe het níet moet aan de hand van de voorbeelden gebundeld in dit magazine.

Vijf principes

Met behulp van vijf principes wordt het voor overheidsorganisaties mogelijk structureel goed domeinnaambeheer toe te passen: draag zorg voor het in kaart brengen van het eigen domeinportfolio, en bewaak de kwaliteit en de relevantie van de domeinen.

Domeinportfolio beheer,

hoe pak je dat aan?

Beheer het domeinportfolio. Zorg voor centraal overzicht en beperk de omvang van het domeinportfolio. Met zicht op internetdomeinen wordt de beheerlast minder en is het makkelijker sturen op aspecten als veiligheid, toegankelijkheid, grootte, overlappende informatie, en relevantie van het domeinnaamportfolio.

Continu zorgdragen

Als het gaat om het beheer van internetdomeinen ligt de focus binnen overheidsorganisaties nog té vaak op het éénmalig op orde brengen van het domeinportfolio. Het is essentieel dat organisaties die focus verleggen naar continu zorgdragen, zodat de effecten van goed domeinnaambeheer blijvend zijn.

Wat betekent het?

  • Het in beeld hebben van alle internetdomeinen en bijbehorende contactpersonen (zoals eigenaren en beheerders)
  • Minder versplinterde beschikbaarheid van informatie

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het Ministerie van Algemene Zaken houdt centraal een overzicht bij met daarin alle internetdomeinen van de Rijksoverheid.

Binnen overheidsorganisaties heerst nog vaak het beeld dat er geen gezamenlijke verantwoordelijkheid bestaat voor het totale domeinportfolio.

group_18.png group_14_copy.png

Wat levert het op?

  • Door een centraal overzicht wordt het mogelijk processen te automatiseren, zoals het monitoren op compliancy, waardoor de beheerlast van het domeinportfolio vermindert.
  • Door inzicht in het domeinportfolio weet je wat er speelt en worden risico’s omtrent internetdomeinen beperkt.
  • Een beperking van de omvang van het domeinportfolio vermindert de beheerlast voor de organisatie en vergroot de herkenbaarheid voor de burger.
  • Houd via een centraal aanspreekpunt binnen de organisatie een overzicht bij waarin alle internetdomeinen van het domeinportfolio te vinden zijn
  • Voeg internetdomeinen met overlappende informatie, waar mogelijk, samen
  • Stel een beslisboom vast voor registratie van nieuwe internetdomeinen

Hoe bereik je dit?

hoe pak je dat aan?

Hoe bereik je dit?    

  • Heb bij aanvraag van een nieuw internetdomein direct al een plan voor de levenscyclus
  • Meet bezoekersaantallen en conversie van internetdomeinen. Stem hiervoor targets af bij aanvang internetdomein
  • Faseer internetdomeinen die targets niet halen gecontroleerd uit.

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Bij projecten bij organisaties waar het domeinportfolio werd opgeschoond, blijkt dat veel internetdomeinen al lange tijd overbodig waren maar nog steeds niet zijn opgeheven.  

Het is verstandig om al vóór het registreren van een website na te denken over de levenscyclus en het gebruiksdoel.  

group_18.png (copy) group_14_copy.png (copy)

Wat levert het op?

  • Een relevant en actueel domeinportfolio – elk internetdomein wordt aan de hand van een vooraf opgesteld plan actief beheerd
  • Een gemiddelde doorlooptijd voor internetdomeinen waar een tijdelijk communicatiedoel voor bestaat
  • De vindbaarheid en legitimiteit van informatie op de internetdomeinen wordt vergroot voor burgers en bedrijven

Levenscyclus
internetdomeinen

Beheers de levenscyclus van internetdomeinen. Verouderde en overbodige informatie op het internet vermindert de vindbaarheid en legitimiteit van relevante overheidsinformatie voor burgers en bedrijven.

Wat betekent het?

  • Meer actuele en minder overbodige internetdomeinen
  • Een duidelijk communicatie- en gebruiksdoel voor elk internetdomein
  • Elk domein wordt actief beheerd en stopgezet en uitgefaseerd, zodra die niet meer nodig is

Hoe bereik je dit?    

  • Registreer herkenbare en aansprekende domeinnamen
  • Maak gebruik van sub domeinen in plaats van nieuwe hoofdomeinen

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Zonder eenduidige naamgeving is het voor de burger lastig om overheidswebsites te onderscheiden van private websites

Voor domeinnamen van de Rijksoverheid worden afspraken gemaakt over communicatie van domeinnamen voor websites, sociale media en mobiel.

group_18.png (copy1) group_14_copy.png (copy1)

Wat levert het op?

  • De naamgeving van internetdomeinen is duidelijk, herkenbaar en niet dubbelzinnig
  • Door de focus op een beperkt aantal domeinnamen is er weinig verwarring over de echtheid van domeinen
  • Het vertrouwen in de echtheid van domeinnamen van de overheid wordt vergroot

Herkenbare
naamgeving

hoe pak je dat aan?

Hanteer herkenbare en eenduidige naamgeving van internetdomeinen. Wanneer er over de echtheid van internetdomeinen van de overheid verwarring bestaat heeft dat een negatieve impact op het vertrouwen van burgers.

Wat betekent het?

  • Focus op een beperkt aantal hoofddomeinnamen – beschouw ze als het merk van je organisatie
  • Zorg voor duidelijke communicatie over wat de domeinnaam precies inhoudt

Verplichte richtlijnen,

hoe pak je dat aan?

Laat internetdomeinen voldoen aan open standaarden en web eisen. Internetdomeinen die niet voldoen aan eisen die daaraan gesteld worden, leveren risico's op voor zowel gebruikers als de organisatie zelf.

  • Internetdomeinen zijn ‘compliant-by-design’: compliancy van internetdomeinen zit in contractuele afspraken met de leverancier
  • Voortdurend meten van de compliancy van internetdomeinen
  • Het in huis hebben van de nodige kennis en expertise op het gebied van web eisen en open standaarden

Hoe bereik je dit?

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Het is belangrijk om te voldoen aan verplichte richtlijnen voor internetdomeinen. Anders kan er heel wat fout gaan, zoals het bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in april 2020 fout ging met e-mail spoofing

Open standaarden voorkomen zwakke schakels in beveiliging, borgen samenwerking tussen ICT-systemen en maken digitale informatie toegankelijker voor gebruikers.

group_18.png (copy1) group_14_copy.png (copy1)

Wat betekent het?

  • Op de hoogte zijn en blijven van veranderingen op het gebied van web eisen en open standaarden
  • Meer inzicht krijgen in de staat en status van internetdomeinen
  • Snel kunnen schakelen wanneer internetdomeinen niet voldoen aan web eisen en open standaarden

Wat levert het op?

  • Door het constant of periodiek monitoren van de status van internetdomeinen, zijn problemen meteen zichtbaar en worden risico’s maximaal beperkt
  • Doordat internetdomeinen al bij inkoop ‘compliant-by-design’ zijn, wordt de totale beheerlast minder

Interne beheersing, 

hoe pak je dat aan?

De verantwoordelijkheden voor content en beheer van internetdomeinen liggen vaak verspreid over en binnen verschillende organisatieonderdelen. Voor een goede coördinatie is een centrale controle met mandaat vereist om samenhang en effectiviteit van het domeinportfolio te bewaken.

  • Stel een beslisboom vast voor registratie van nieuwe internetdomeinen
  • Richt de rol in van poortwachter voor registraties van internetdomeinen
  • Richt rollen in die samenwerking faciliteren tussen bijv. communicatie en ‘product owners’

Hoe bereik je dit?

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Het maken van duidelijke afspraken en procedures binnen de overheid rondom de registratie en oprichting van nieuwe internetdomeinen voorkomt problemen.

Het is belangrijk dat binnen de organisatie de rol van de poortwachter is belegd om de wildgroei van internetdomeinen tegen te gaan.

group_18.png (copy2) group_18.png (copy3)

Wat betekent het?

  • Vaststellen en communiceren van beleid, procedures en verantwoordelijkheden
  • Meer mandaat organiseren om op te treden tegen internetdomeinen die niet compliant zijn

Wat levert het op?

  • Voor belangrijke en noodzakelijke activiteiten rond internetdomeinen zijn eenduidige afspraken en procedures gemaakt.
  • Binnen de organisatie is het duidelijk wie wat doet omtrent internetdomeinen. Hierdoor zijn verantwoordelijkheden expliciet en kan er sneller worden gehandeld.
middel_11.svg middel_8.svg middel_7.svg middel_12.svg middel_9.svg
middel_55.svg middel_13.svg middel_14.svg
middel_15.svg middel_16.svg
middel_18.svg middel_17.svg
klok.svg wijzer_2.svg wijzer_1.svg
middel_21.svg
middel_19.svg middel_20.svg middel_20.svg (copy) middel_20.svg (copy1) middel_20.svg (copy2)
middel_25.svg middel_22.svg middel_24.svg middel_23.svg
middel_26.svg middel_27.svg
schermafbeelding_2021-04-19_om_08.03.33.png

Met een beter beheer van internetdomeinen, ofwel domeinnaambeheer, wordt het makkelijker voor de overheid om eenduidige digitale dienstverlening aan te bieden, naast online herkenbaar en weerbaar te blijven. Dit magazine laat zien hoe je dat als overheidsorganisatie kan bereiken aan de hand van vijf principes voor goed beheer van internetdomeinen. Laat je inspireren hoe het wél en hoe het níet moet aan de hand van de voorbeelden gebundeld in dit magazine.

Met behulp van vijf principes wordt het voor overheidsorganisaties mogelijk structureel goed domeinnaambeheer toe te passen: draag zorg voor het in kaart brengen van het eigen domeinportfolio, en bewaak de kwaliteit en de relevantie van de domeinen.

Als het gaat om het beheer van internetdomeinen ligt de focus binnen overheidsorganisaties nog té vaak op het éénmalig op orde brengen van het domeinportfolio. Het is essentieel dat organisaties die focus verleggen naar continu zorgdragen, zodat de effecten van goed domeinnaambeheer blijvend zijn.

Continu zorgdragen

Beheer het domeinportfolio. Zorg voor centraal overzicht en beperk de omvang van het domeinportfolio. Met zicht op internetdomeinen wordt de beheerlast minder en is het makkelijker sturen op aspecten als veiligheid, toegankelijkheid, grootte, overlappende informatie, en relevantie van het domeinnaamportfolio.

  • Het in beeld hebben van alle internetdomeinen en bijbehorende contactpersonen (zoals eigenaren en beheerders)
  • Minder versplinterde beschikbaarheid van informatie

Wat betekent het?

  • Houd via een centraal aanspreekpunt binnen de organisatie een overzicht bij waarin alle internetdomeinen van het domeinportfolio te vinden zijn
  • Voeg internetdomeinen met overlappende informatie, waar mogelijk, samen
  • Stel een beslisboom vast voor registratie van nieuwe internetdomeinen

Hoe bereik je dit?

Beheers de levenscyclus van internetdomeinen. Verouderde en overbodige informatie op het internet vermindert de vindbaarheid en legitimiteit van relevante overheidsinformatie voor burgers en bedrijven.

Laat internetdomeinen voldoen aan open standaarden en web eisen. Internetdomeinen die niet voldoen aan eisen die daaraan gesteld worden, leveren risico's op voor zowel gebruikers als de organisatie zelf.

middel_21.svg
middel_19.svg middel_20.svg middel_20.svg (copy) middel_20.svg (copy1) middel_20.svg (copy2)

Lessen uit de praktijk

Regie op   

Domeinportfolio beheer,

Vijf principes

Levenscyclus
internetdomeinen

Verplichte richtlijnen,

Internetdomeinen

middel_11.svg middel_8.svg middel_7.svg middel_12.svg middel_9.svg
middel_55.svg middel_13.svg middel_14.svg

hoe pak je dat aan?

middel_15.svg middel_16.svg

Wat levert het op?

  • Door een centraal overzicht wordt het mogelijk processen te automatiseren, zoals het monitoren op compliancy, waardoor de beheerlast van het domeinportfolio vermindert.
  • Door inzicht in het domeinportfolio weet je wat er speelt en worden risico’s omtrent internetdomeinen beperkt.
  • Een beperking van de omvang van het domeinportfolio vermindert de beheerlast voor de organisatie en vergroot de herkenbaarheid voor de burger.

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Dienst Publiek en Communicatie (DPC) van het Ministerie van Algemene Zaken houdt centraal een overzicht bij met daarin alle internetdomeinen van de Rijksoverheid.

Binnen overheidsorganisaties heerst nog vaak het beeld dat er geen gezamenlijke verantwoordelijkheid bestaat voor het totale domeinportfolio.

group_18.png group_14_copy.png

hoe pak je dat aan?

hoe pak je dat aan?

middel_18.svg middel_17.svg
klok.svg wijzer_2.svg wijzer_1.svg

Wat betekent het?

  • Meer actuele en minder overbodige internetdomeinen
  • Een duidelijk communicatie- en gebruiksdoel voor elk internetdomein
  • Elk domein wordt actief beheerd en stopgezet en uitgefaseerd, zodra die niet meer nodig is

Hoe bereik je dit?    

  • Heb bij aanvraag van een nieuw internetdomein direct al een plan voor de levenscyclus
  • Meet bezoekersaantallen en conversie van internetdomeinen. Stem hiervoor targets af bij aanvang internetdomein
  • Faseer internetdomeinen die targets niet halen gecontroleerd uit.

Wat levert het op?

  • Een relevant en actueel domeinportfolio – elk internetdomein wordt aan de hand van een vooraf opgesteld plan actief beheerd
  • Een gemiddelde doorlooptijd voor internetdomeinen waar een tijdelijk communicatiedoel voor bestaat
  • De vindbaarheid en legitimiteit van informatie op de internetdomeinen wordt vergroot voor burgers en bedrijven

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Bij projecten bij organisaties waar het domeinportfolio werd opgeschoond, blijkt dat veel internetdomeinen al lange tijd overbodig waren maar nog steeds niet zijn opgeheven.  

Het is verstandig om al vóór het registreren van een website na te denken over de levenscyclus en het gebruiksdoel.  

group_18.png (copy) group_14_copy.png (copy)

Wat betekent het?

  • Op de hoogte zijn en blijven van veranderingen op het gebied van web eisen en open standaarden
  • Meer inzicht krijgen in de staat en status van internetdomeinen
  • Snel kunnen schakelen wanneer internetdomeinen niet voldoen aan web eisen en open standaarden
  • Internetdomeinen zijn ‘compliant-by-design’: compliancy van internetdomeinen zit in contractuele afspraken met de leverancier
  • Voortdurend meten van de compliancy van internetdomeinen
  • Het in huis hebben van de nodige kennis en expertise op het gebied van web eisen en open standaarden

Hoe bereik je dit?

Wat levert het op?

  • Door het constant of periodiek monitoren van de status van internetdomeinen, zijn problemen meteen zichtbaar en worden risico’s maximaal beperkt
  • Doordat internetdomeinen al bij inkoop ‘compliant-by-design’ zijn, wordt de totale beheerlast minder
middel_6.svg

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Het is belangrijk om te voldoen aan verplichte richtlijnen voor internetdomeinen. Anders kan er heel wat fout gaan, zoals het bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) in april 2020 fout ging met e-mail spoofing

Open standaarden voorkomen zwakke schakels in beveiliging, borgen samenwerking tussen ICT-systemen en maken digitale informatie toegankelijker voor gebruikers.

group_18.png (copy1) group_14_copy.png (copy1)

Herkenbare
naamgeving

hoe pak je dat aan?

Hanteer herkenbare en eenduidige naamgeving van internetdomeinen. Wanneer er over de echtheid van internetdomeinen van de overheid verwarring bestaat heeft dat een negatieve impact op het vertrouwen van burgers.

middel_25.svg middel_22.svg middel_24.svg middel_23.svg

Wat betekent het?

  • Focus op een beperkt aantal hoofddomeinnamen – beschouw ze als het merk van je organisatie
  • Zorg voor duidelijke communicatie over wat de domeinnaam precies inhoudt

Hoe bereik je dit?    

  • Registreer herkenbare en aansprekende domeinnamen
  • Maak gebruik van sub domeinen in plaats van nieuwe hoofdomeinen

Wat levert het op?

  • De naamgeving van internetdomeinen is duidelijk, herkenbaar en niet dubbelzinnig
  • Door de focus op een beperkt aantal domeinnamen is er weinig verwarring over de echtheid van domeinen
  • Het vertrouwen in de echtheid van domeinnamen van de overheid wordt vergroot

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Zonder eenduidige naamgeving is het voor de burger lastig om overheidswebsites te onderscheiden van private websites

Voor domeinnamen van de Rijksoverheid worden afspraken gemaakt over communicatie van domeinnamen voor websites, sociale media en mobiel.

group_18.png (copy1) group_14_copy.png (copy1)

Interne beheersing, 

hoe pak je dat aan?

De verantwoordelijkheden voor content en beheer van internetdomeinen liggen vaak verspreid over en binnen verschillende organisatieonderdelen. Voor een goede coördinatie is een centrale controle met mandaat vereist om samenhang en effectiviteit van het domeinportfolio te bewaken.

Wat betekent het?

  • Vaststellen en communiceren van beleid, procedures en verantwoordelijkheden
  • Meer mandaat organiseren om op te treden tegen internetdomeinen die niet compliant zijn
  • Stel een beslisboom vast voor registratie van nieuwe internetdomeinen
  • Richt de rol in van poortwachter voor registraties van internetdomeinen
  • Richt rollen in die samenwerking faciliteren tussen bijv. communicatie en ‘product owners’

Hoe bereik je dit?

De praktijk 

Wat gaat er goed en wat gaat er fout?

Het maken van duidelijke afspraken en procedures binnen de overheid rondom de registratie en oprichting van nieuwe internetdomeinen voorkomt problemen.

Het is belangrijk dat binnen de organisatie de rol van de poortwachter is belegd om de wildgroei van internetdomeinen tegen te gaan.

group_18.png (copy2) group_18.png (copy3)

Wat levert het op?

  • Voor belangrijke en noodzakelijke activiteiten rond internetdomeinen zijn eenduidige afspraken en procedures gemaakt.
  • Binnen de organisatie is het duidelijk wie wat doet omtrent internetdomeinen. Hierdoor zijn verantwoordelijkheden expliciet en kan er sneller worden gehandeld.

Samen kom je verder

Het Forum standaardisatie gelooft dat je samen verder komt. Het meewegen van allerlei belangen en het creëren van draagvlak is essentieel op het gebied van digitale ontwikkeling en noodzakelijk om de open standaarden ook daadwerkelijk geïmplementeerd te krijgen.
Volledig scherm